HISTORIE, OPPBYGGINGOG STRUKTUR

Helt fra det kommunale sjølvstyret ble innført gjennom formannskapslovene av 1837, har kommunene hatt ansvaret for depotfunksjonen for sine egne eldre arkiver. Her ble det fastsatt at ordføreren hadde ansvaret for protokoller, arkiver og korrespondanse, og han skulle legge dette fram for amtmannen når han bad om det. Ved ordførerskifte skulle han overlate arkivet til etterfølgeren sin. Forskriftene ble utvida og utbygd i senere kommunelover, i 1921, 1938, 1954 og 1961. I kommunelovene av 1938 kom det f.eks. inn en utvidet forskrift om oppbevaring og ordning av arkivene. Departementet kunne nå pålegge kommunene å innrede rom slik at arkivsakene kunne oppbevares trygt. Dette blevidereført i kommuneloven av 1954, der det ble fastsatt at departementet kunne gi forskrifter om oppbevaring og ordning av og tilsyn med kommunearkivene, m.a. at en kommune innen en gittfrist skulle ha innredet lokaler slik at arkivsakene ble trygt oppbevart. Likelydende forskrifter ble tatt inn i lov omfylkeskommuner fra 1961.

Fra om lag 1915 harRiksarkivaren oppfattet det som en del av ansvaret sitt å føre tilsyn med de kommunale arkivene, og i lov om kommunestyrefra 1921 ble det første gangen lovfestet at staten skulle ha kontrollansvar overfor kommunene i arkivspørsmål. Ved kgl. res. av 9. juni 1948 fikk Riksarkivaren rett til å inspisere kommunearkivene, og det er gitt en rekke pålegg til kommunene i forbindelse med slike inspeksjoner. I 1977 fikk Riksarkivaren tilsvarande inspeksjonsrett i fylkeskommunale arkiv. I 1985 fastsatte Riksarkivaren retningslinjer for bygging, sikring, innredning og bruk av arkiv i kommunale, fylkeskommunale og statlige administrasjoner.

Til tross for disse lover og forskrifter er mye kommunalt arkivmateriale gått tapt eller blitt ødelagt opp gjennom årene. Ved nedleggelser, flytting til nye kontorer, eller ved kommunesammenslåinger er arkivsaker blitt gjenglemti de gamle lokalene. Det materialet som fremdeles er samlet, er sjelden ordnet og dermed i praksis utilgjengelig. Andre steder er arkivene blitt omordnet på en slik måte at den indre sammenhengen i arkivet helt eller delvis er brutt opp. Mye er gradvis blitt ødelagt etter å ha ligget i lokaler som er fuktige og ellers dårlig egnet til oppbevaring av arkiver.